Menschen, die agile Methoden in ihrer Organisation verbreiten wollen, stoßen dabei nicht selten auf Hindernisse. Oft haben sie die Erlaubnis oder sogar den Auftrag, ein bestimmtes Projekt agil – z. B. mit Hilfe von Scrum – umzusetzen. Aber als Insellösung in einer nicht-agilen Umgebung will das nicht so richtig funktionieren. In einer solchen Lage kann es ein richtiger Kraftquell sein, wenn man Gleichgesinnte kennt, die einem als „Sparringspartner“ zur Verfügung stehen. Ein Format dafür ist die sogenannte „Community of Practice“.

Community of Practice: ein Beispiel aus der „practice“

Ich bin Mitglied im Forum Agile Verwaltung e.V. (https://agile-verwaltung.org) und zurzeit viel in öffentlichen Verwaltungen unterwegs, die die „Digitale Akte oder E-Akte“ einführen wollen. (Das klingt noch sehr verstaubt, aber eigentlich wollen viele Kommunen und auch Hochschulen damit ganz fortschrittliche Team Collaboration Platforms entwickeln). Das Ziel ist agil (silo-übergreifende Teams arbeiten künftig selbstorganisiert zusammen), und die Projektmethode ist auch agil (Scrum-basiert, angepasst an OE-Projekte).

In diesem Rahmen entstand die Idee, die vielen isolierten Product Owner dieser Projekte organisationsübergreifend in einer Community of Practice zu vernetzen. In einer solchen CoP können sich Interessierte über gemeinsame Fragestellungen austauschen und gegenseitig beraten.

Konkret funktioniert das so: Seit Juli 2018 findet alle vier Wochen am Mittwoch von 15-16 Uhr eine Webkonferenz der Community statt. Eingeladen dazu werden alle, die sich irgendwann einmal mit einem Formular auf der FAV-Website angemeldet und nicht wieder abgemeldet haben.

Im Vorfeld jeder Konferenz – etwa bis eine Woche vorher – können die Mitglieder Themenvorschläge machen. Diese werden auf eine Abstimmungsseite ins Internet gestellt, und dort können sie von allen Interessierten priorisiert werden. So stehen zu Beginn jeder Webkonferenz die Themen und ihre Reihenfolge im Großen und Ganzen fest. (Natürlich kommt es auch zu spontanen Änderungen während der Treffen.)

Um 14:45 Uhr wird der Konferenzraum geöffnet. Von 14:45 Uhr bis 15 Uhr erklärt der jeweilige Konferenzmoderator den "Neulingen" die Funktionsweise der Plattform. Dann steigen wir in die Themen ein.

Die Dauer ist strikt auf 60 Minuten begrenzt. Jedes Thema bekommt zu Beginn seiner Behandlung ein Zeitfenster von 10 Minuten. Der Timer läuft mit. Sind die 10 Minuten um, wird abgestimmt, ob die Mehrheit noch 5 Minuten weiter diskutieren will. Dann ist endgültig Schluss, und das nächste Thema wird aufgerufen. (Wer das Gefühl hat, das vorige Thema sei noch nicht ausdiskutiert, kann es beim nächsten Mal wieder auf die Tagesordnung setzen.)

Auf diese Art und Weise können drei bis vier Themen pro Session behandelt werden. Der schnelle Rhythmus zwingt dazu, sich kurz zu fassen. Er war am Anfang ungewohnt, wurde dann aber schnell als produktiv empfunden.

Um 15:55 Uhr ist Schluss mit den Inhalten. Wir nehmen uns noch fünf Minuten Zeit für eine kurze Retrospektive: Was war diesmal gut? Was hat gestört? Was können wir künftig besser machen? Das ist übrigens das Lean Coffee Format /Anmerkung 1/.

Erste Erfahrungen

In der Einladungsliste der Community stehen 30 Leute aus ganz Deutschland und aus Orten mit einer Einwohnerzahl zwischen 10.000 und 350.000. Die ganz kleinen Kommunen fehlen, dafür sind Hochschulen vertreten. Davon haben sich bislang 17 Personen aktiv an den bisher 14 Monatskonferenzen beteiligt. In jeder Sitzung sind zwischen vier und zehn Leuten aktiv anwesend. Jede Sitzung wird aufgezeichnet, und die Aufzeichnungen werden auch genutzt (das zeigen die Seitenstatistiken).

Insgesamt haben wir bis jetzt knapp 40 Themen behandelt, zum Beispiel:

Es geht also um Themen des Projektmanagements, der übersichtlichen Ordnerstruktur, um rechtlich-technische Fragen (ersetzendes Scannen) und die Nutzung bzw. das Customizing eines konkreten Dokumentenmanagementsystems. Keine Fragen sind ausgeschlossen, das subjektive Interesse der Teilnehmer ist das, was zählt. Manche Fragen werden diskutiert und tauchen ein paar Treffen später unter einem anderen Aspekt wieder auf.

In der Regel entsteht in einer CoP nach einiger Zeit das Bedürfnis, eine Wissensplattform einzurichten. Zu einigen Themen haben wir Wissensdokumente hochgeladen. Z. B. ein Beispiel für ein besonders gutes Workflow-Programm oder auch eine Erklärung, wie eine künftig im DMS arbeiten will und in die sie besonders viel Arbeit gesteckt hat. Die Dokumente haben meistens nicht den Anspruch, „best practices“ darzustellen, also Lösungen, die andere einfach nur zu übernehmen brauchen. Aber andere können sie als Steinbruch verwenden und sich dadurch doch einiges an Arbeit sparen.

Dann haben wir – zur weiteren Ergänzung der Konferenzen – „Gelbe Seiten“ zusammengestellt. Also eine Liste von Personen, die über besondere Kenntnisse verfügen (z. B. ein bestimmtes DMS-Produkt schon seit Jahren im Einsatz haben) und außerhalb der Konferenzen für Fragen von anderen Organisationen zu Verfügung stehen. Technisch ist das nicht ganz einfach (wir wollten die Liste nicht einfach ins Netz stellen – es muss so etwas wie ein Auskunftsportal geben, bei dem Menschen die Anfragen filtern). Ein erster Entwurf davon ist online, aber er wird bislang nur wenig genutzt (zwei Anfragen in vier Monaten).

In Webkonferenzen baut man nur langsam Vertrauen auf

Étienne Wenger, einer der “Erfinder” des CoP-Konzepts (siehe /2/), weist darauf hin, dass Wissensaustausch immer einem konkreten Zweck dienen muss: “It makes no sense to talk of knowledge that is decontextualized, abstract or general.” /3/ Das ist bei unserer CoP der Fall: sie ist ausgerichtet auf konkrete Digitalisierungsprojekte. So bekommt der Austausch Energie, weil er immer einen konkreten Nutzen hat.

Aber die Teilnehmer kennen sich noch zu wenig. Wissensaustausch hat viel mit Vertrauen zu tun. Gebe ich mir eine Blöße, wenn ich eine Frage stelle? Zeige ich damit, dass ich noch ganz am Anfang stehe? Müsste ich mich nicht eigentlich schon viel besser mit dem Thema informiert haben?

Bei Webkonferenzen, bei denen sich zudem die Teilnehmer nur hören und nicht sehen (auf dem Bildschirm stehen die Themen oder ab und zu mal eine Präsentation), stellt sich das Gefühl der Vertrautheit nur langsam ein. Deshalb ist es nötig, in größeren Abständen zu physischen Treffen einzuladen. Einfach, damit man mit einer Stimme auch ein Gesicht, eine Körpersprache, eine Aura verbindet. Auch wenn der Aufwand bei einer bundesweit verteilten Community hoch ist.

Anmerkungen

/1/ Das ist das Lean Coffee-Format, das sich auch gut für Wissensaustausch und gegenseitige Beratungen auf physischen Treffen eignet. Siehe http://agile-verwaltung.org/2016/08/18/aus-der-agilen-methodenkiste-lean-coffee-kollegialer-wissensaustausch-leicht-gemacht/
/2/ Étienne Wenger, Beverly Wenger-Trayner: Introduction to communities of practice; A brief overview of the concept and its uses, http://wenger-trayner.com/introduction-to-communities-of-practice/
/3/ Zitiert nach: Smith, M. K. (2003, 2009) Jean Lave, Etienne Wenger and communities of practice, the encyclopedia of informal education, http://www.infed.org/biblio/communities_of_practice.htm.