最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程，遇到愈來愈多組夫妻檔學員，常常是其中一人聽過課程後，下一次邀請另一半一起前來。

上個周末的 Evernote 子彈筆記課程，就遇到一對組合，是家族的哥哥、弟弟，以及哥哥的老婆一起來上課，他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識，朝著家族共同的目標努力。

確實，在這幾年來，我的時間管理方法，以及 Evernote 上的運用，是無法脫離家人而存在的。甚至可以說，因為是與家人一起運用，所以讓這些方法與工具，產生了加成的效果。

老婆用 Evernote 解決什麼問題？

也因為上個週末遇到的家族學員，讓我興起回顧一下這幾年，到底是如何和老婆一起運用 Evernote 的過程。

老婆目前也是 Evernote 的重度使用者，最近我問了她的心得，她說主要是工作上可以幫她彙整許多雜亂資料（她的工作需要整理許多紙本文件、電子郵件、報價文件，也有許多產品照片，以處理客戶問題、大量會議、大量電話為主），整理成一則一則任務筆記後，這樣無論是老闆、客戶隨時需要什麼資料，她都能快速找到，並且不混亂。

我記得結婚前約會的時候，通常還是我自己做旅遊筆記，有時分享給老婆參考而已。

老婆和我開始共用 Evernote，並且她也開始深入使用的契機，是我們要「準備婚禮」的 2014 年那幾個月。

共用筆記的操作教學，可參考：「進擊的 Evernote 協作平台：免費版共用記事本無限制！」。

和家人共用的契機：準備婚禮

那時候為了婚禮，有大量的瑣事、資料需要彼此共用，像是老婆去談到的喜帖資料，我去預約的婚攝資料等等，因為分工合作，所以彼此有大量的資訊要交換。而 Evernote 就成了我們交換資訊的好地方。

郵件，可以擷取到筆記。（教學：Evernote for Gmail 內建外掛，在手機也能擷取郵件與插入筆記）
合約單據，可以掃描到筆記。（教學：我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫？6 種整理邏輯建議）
網路上找到的各種婚禮資料，可以擷取到筆記。（教學：關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學）
儀式流程、開銷統計等等，也可以用一則一則筆記管理。

另外，我建立了一則「婚禮待辦清單」的專案筆記，把上述雜七雜八的瑣事資料，用記事連結，連到「婚禮待辦清單」的專案筆記，並且排出每個月的行動清單。

那一次處理先天雜亂專案的經驗，也確立了我用專案目錄管理整個專案流程的固定用法。（教學：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法）

那時候，這個整理方式，真的幫助我們：

節省整理時間。
不漏掉關鍵步驟。
隨時都能找到資料。

也讓整個婚禮籌辦的流程沒有太多的壓力與焦慮。

完整的經驗教學，可以參考：「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃？複雜專案輕鬆做的方法」。

在大大小小的有趣旅行中，慢慢變成習慣：

因為經歷過在婚禮專案中，透過 Evernote 一起合作的效率，

後來組成家庭後，各式各樣的旅行專案，我們也開始習慣用 Evernote 共用筆記來規劃。

一起收集旅遊地點，剪貼各種機票、訂房資料，老婆列出購物清單，我排出行程表，這些已經是我們每次長途旅行固定的合作流程。

可參考：「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略」。

彙整繁雜資料、統整共同目標：

老婆與我開始意識到，有些類型的專案，很適合透過 Evernote 共用管理：

資料很龐雜，但需要家人一起收集、共用時。
有共同的長期目標，想要持續溝通合作時。

當這些「大事」降臨我們家，我們就會開設一個共用記事本，來開始進行這件大事的合作，例如：

老婆懷胎10月的過程（不過我沒有把這個案例寫到部落格中，因為裡面有太多隱私資料）
裝潢新家、搬家的過程（如何用 Evernote 完成高效率搬家計畫？我的真實案例分享）
孩子的成長過程（我和老婆如何共用 Evernote 建立新手育兒合作筆記本）
我們決定減少外食，開始家庭料理、烘焙專案（如何整理學習筆記系統？不是堆積資料心得，5年食譜筆記為例）

目前這樣的合作都很愉快，我們的分工也很明確：

主要的整理者還是我，我會去統整任務筆記，並排出有邏輯的專案目錄。
老婆會把自己需要的資料丟進共用記事本，再由我整理。
老婆則可以在共用記事本中，查找不同家庭專案裡的資料。

例如家裡某個家電出問題，老婆會去我們的裝修記事本中搜尋，找到家電筆記，裡面會有說明書、使用經驗，或是師傅聯絡電話。（例如：實踐簡單但符合需要的生活物品整理系統，不需庫存目錄的方法）

以「任務」為溝通討論單位：

除了這樣的大專案，許多生活中的小事，我們也習慣用 Evernote 來幫助溝通。

例如過年時，我整理了大掃除計畫表，用 Evernote的 workchat 傳給老婆，讓她可以同步調整。

我不太喜歡即時通的低效率溝通，東一句西一句討論其實很沒有效率，所以我會列出計畫筆記，直接把計畫分享給老婆討論，要修改就改在共用的計畫筆記上。

老婆也慢慢習慣這樣的方法，有時候她要交代事情給我，也是整理成一則筆記，筆記中有完整資料，直接分享給我。

這也變成我們專屬的溝通方式，現在生活中有什麼大小任務，老婆反而會直接問我：「你整理成任務筆記了嗎？」

她也不喜歡分散式的討論，因為聚焦、整理成任務筆記，才不會混亂，才節省時間，而且溝通更明確，不會一直原地打轉無法推進。

什麼是我這裡說的「聚焦的任務筆記」呢？簡單的說，就是一個要完成的具體成果，他的所有行動步驟、想法規劃、各種資料，都整理在一則筆記當中，用「這一則筆記」來溝通討論，最有效率。（可參考：如何讓筆記本不是散亂流水帳？先專案、改任務、後行動清單）

家庭共用筆記的整理原則：

Evernote在這樣的共用中，也不是沒有缺點，「無法多人同時編輯同一則筆記」，是老婆和我覺得最大的缺點。

不過在家庭資料的收集、整理，並且大家都能方便找到， Evernote 則有很大的優勢。

七年來的使用，我們也建立了幾個關鍵的整理邏輯，讓這套合作溝通的系統更好用：

以生活中的任務為核心，統整任務的碎片，幫助家人共享資料。

例如我們有一則報稅任務筆記，統整每一年的報稅資料與流程。
但絕對不是亂丟資料。

以生活中的任務為單位，進行溝通，避免事情變得瑣碎混亂。

例如一則幼兒園任務筆記，規劃要準備的物品清單、對學習的期待目標、註冊辦手續流程。

凝聚生活中的大目標，利用共用記事本長期累積、長期追蹤管理。

例如我們的「孩子成長日記」、「廚房料理專案」都是已經一起進行好幾年的記事本。

共用記事本時，建立一則專案目錄筆記，方便索引整個目標的關鍵任務、流程與資料。

對我來說，Evernote 是我和老婆之間重要的溝通工具，在這裡面：

有我們長期一起經營的家庭目標。
有我們一起經歷的大大小小任務。
以及是我們找到家庭資料的工具。
也是我們平常溝通、傳遞任務的即時通。

我覺得這裡累積的溝通，比即時通更有力量。

如何說服家人一起共用？

也有些朋友、學員會問我，他們自己學會 Evernote 或某一套工具管理系統後，也很希望跟家人一起共用，我當年是如何引導老婆也跟我共用一套工具系統呢？

我反思自己的流程，大概是下面這幾個步驟：

我自己先能掌握 Evernote （或某個工具系統）解決問題。
透過解決共同問題時，先分享自己解決的結果，讓對方也能快速解決。

例如一開始，我都是共用單則整理好的旅行筆記給老婆直接使用。

遇到一個困難的大專案，就是一個契機，可以開始導入共用系統的練習。

例如對我來說，當年婚禮專案，就是我們開始共用的契機。
我遇過很多學員，會在懷孕、新家裝修專案上，開始共用的契機。

先設定家庭目標，然後以目標為導向來共用工具。

為了解決育兒問題，所以我們共用記事本，並建立系統。而不是單純用來收集一些育兒資訊而已。
可參考：如何跟家人一起做好家庭時間管理？

分享這樣的經驗，給大家參考。

當然，能夠遇到願意和我一起使用同樣的管理方法、工具的家人，同樣是十分幸運的事。但這裡面也一定有一些我們自己可以努力促成的地方。

這篇文章是工具的運用，背後的心法，則歡迎參考我的新書《時間管理的30道難題》，裡面也提到了許多從個人到家庭，不同階段的管理任務的挑戰，以及我的解決之道。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：如何和家人用 Evernote 溝通合作，7年累積的案例經驗談）